Aplicación de Lean Office en la gestión y control documental para el proceso de acreditación ABET de una escuela profesional universitaria
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Date
2024-12-30
Authors
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Publisher
Universidad Católica de Santa María
Abstract
El presente trabajo de investigación tuvo como objetivo principal implementar la
metodología Lean Office para optimizar los procesos de gestión y control documental
asociados al cumplimiento de los requisitos del proceso de acreditación ABET en una
escuela profesional universitaria. El diagnóstico inicial evidenció diversas ineficiencias,
tales como la falta de estandarización en los procedimientos, una comunicación deficiente
entre las áreas involucradas, retrasos de hasta dos semanas en la entrega de documentos,
reprocesos en el 80% de las evidencias recopiladas y la ausencia de un sistema centralizado
para el almacenamiento y acceso a la información. Estas problemáticas impactaban
negativamente en la preparación oportuna de las evidencias requeridas por ABET, afectando
la calidad del proceso de acreditación.
Como parte de la metodología se aplicaron herramientas de Lean Office, tales como
Value Stream Mapping (VSM) para mapear los flujos de trabajo y detectar cuellos de botella,
la metodología 5S, y el diseño de un sistema estandarizado que priorizó actividades de valor
agregado. Asimismo, se definieron e implementaron indicadores clave de desempeño (KPI)
que permitieron monitorear la eficiencia y calidad del sistema a lo largo del tiempo.
Los resultados obtenidos tras la implementación fueron significativos. Se logró reducir
en un 30% los tiempos asociados a la gestión documental, eliminar actividades redundantes
y disminuir los errores en la presentación de documentos, asegurando una mayor precisión
en las evidencias. Además, el personal docente y administrativo reportó un aumento en la
satisfacción con los procesos, resultado de la simplificación y automatización de tareas
repetitivas. Este avance no solo facilita la obtención de la acreditación, sino que también
establece una base sólida para futuros procesos de reacreditación
Description
Keywords
Lean Office, Gestión documental, Acreditación ABET