Propuesta de mejora para incrementar la eficiencia y adaptar los procesos del departamento de administración de servicios de tercerización en una empresa del sector minero ante la propagación y nuevas medidas por el virus SARS-COV-2 (COVID 19)
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Date
2021-05-05
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Publisher
Universidad Católica de Santa María
Abstract
El Departamento de Administración de Contratos de terceros de la empresa minera analizada,
tiene problemas de demoras y poca eficiencia en sus diversos procesos, estos problemas se han
acrecentado ante la crisis por el virus SARS-COV-2 causante de la enfermedad Covid-19 que el
mundo viene enfrentando.
Antes de la pandemia los procedimientos analizados implicaban múltiples reuniones presenciales,
envío y recepción de documentos y expedientes en físico, firmas y aprobaciones personales,
actividades que además de alargar y hacer poco eficiente el proceso, ante la situación de
emergencia son imposibles de ejecutar, pues ponen en riesgo la salud y seguridad de las personas.
Considerando la problemática descrita, y el fuerte impacto que tiene para la organización el
garantizar la disponibilidad de los servicios de empresas contratistas, es fundamental mejorar, rediseñar,
y estandarizar nuevos procedimientos de contrataciones, proponiendo un cambio general
sin precedentes en este departamento.
Para ello se ha trabajado con los 03 procesos más importantes del área: Proceso de Licitación,
Proceso de Contratación y Proceso de Aprobación de Valorizaciones. Se realizó un diagnóstico y
análisis exhaustivo de la situación actual, los procedimientos manejados antes y después del inicio
de la pandemia, analizando las diferentes actividades, tiempos y recursos utilizados, así como
demoras y actividades que no agregan valor, o no estén acordes a las medidas de distanciamiento
social por la Covid-19 y pongan en peligro la salud y vida de las personas.
La propuesta de mejora se plantea en dos etapas, en la primera se usan metodologías de mejora de
procesos y calidad como: Lean Servicie, Digitalización de Procesos, Estandarización de Procesos,
vi
Poka Yoke, Andon y Kaizen, buscando incrementar la eficiencia y por medio de la digitalización
adaptar los procedimientos al teletrabajo, respetar las medidas y protocolos de salud y seguridad
por Covid-19, además se busca reducir al máximo los errores, demoras y re-procesos, todo
enmarcado en una ambiente de mejora continua.
En la segunda etapa se utiliza la Metodología ASAP, para poder a largo plazo implementar en la
empresa un Sistema de planificación de recursos empresariales o ERP SAP.
De acuerdo a lo analizado, los procesos actuales de la organización no cumplían con los KPIs, y
el promedio de tiempos para los procesos de Licitación, Contratación y Valorizaciones eran de
79.7 días, 44.7 días y 31.4 días, identificándose aprobaciones repetitivas, documentos y actividades
innecesarios, demoras en aprobaciones y flujo de información.
Como resultado final se obtuvieron nuevos procedimientos debidamente diagramados y
estandarizados. Con las mejoras propuestas, se espera alcanzar un incremento promedio en la
eficiencia de los procesos equivalente al 24.1% de mejora en el Procesos de Licitación, un 31.2%
de mejora en el Proceso de Contratación y un 31.5% de mejora en el Proceso de aprobación de
Valorizaciones, además de Cumplir con los protocolos por Covid-19. Finalmente con el análisis
económico realizado, se demuestra que las mejoras serían rentables y beneficiosas, a corto,
mediano y largo plazo para la organización.
Description
Keywords
Administración de Contratos, Minería, Tercerización, Covid-19, Mejora de Procesos, Mejora Continua, Lean Service, Estandarización, Poka Yoke, Andon, Kaizen, ASAP